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7 étapes pour mettre en place un plan de continuité de l’activité

 

7 etapes plan de continuite

Les ruptures de chaîne d’approvisionnement causées par les inondations en Thaïlande de 2011 ou le tremblement de terre qui a touché le Japon en mars 2011 ont fait prendre conscience aux industriels que la notion de continuité d’activité est un élément central de leur stratégie. Un plan de continuité de l’activité adapté, complémentaire de l’amélioration du risque proposé par le service ingéniérie de FM Global, fait partie intégrante de cette gestion de risque. Focus sur les 7 étapes, stratégiques et opérationnelles, pour mettre en place un plan de continuité de l’activité efficace avec Cédric Lenoire, Directeur EMEA AP du département Business Risk Consulting chez FM Global.

1. Engager le comité de direction

Le déploiement d’un plan de continuité de l’activité efficace n’est possible que si le comité de direction de l’entreprise le soutient et évalue l’appétence pour le risque de l’entreprise. « Il est indispensable que le comité de direction soutienne cette démarche pour que les directeurs de site prennent le temps de mettre en place un plan de continuité de l’activité, explique Cédric Lenoire. La continuité d’activité doit rentrer dans la logique commerciale des entreprises et doit s’intégrer au business model pour être la plus pertinente possible. »

2. Mettre en place une culture homogène

Au sein-même d’une entreprise, il arrive que la méthodologie, l’étendue et les objectifs des plans de continuité d’activité varient d’une division à l’autre. Or, « la compréhension de la continuité d’activité  doit être la même dans l’ensemble de l’entreprise, notamment pour les multinationales », précise Cédric Lenoire. Par leurs actions auprès des Risk Managers et des opérationnels, les Business Risk Consultants et les ingénieurs de FM Global participent à répandre cette culture de gestion de risque homogène dans les entreprises.

 

3. Identifier les activités critiques

Une fois ces deux étapes stratégiques intégrées, les Business Risk Consultants de FM Global réalisent des études de Business Impact Analysis (BIA) afin de déterminer les activités, processus et équipements critiques qui doivent absolument rentrer dans le cadre de la mise en place d’un plan de continuité de l’activité. « Les ressources dédiées à la gestion de risque étant généralement limitées , une entreprise multinationale ne peut pas avoir de plan de continuité sur l’ensemble de ses activités, note Cédric Lenoire. Il est de ce fait très important de savoir prioriser en se concentrant sur tout ce qui doit absolument aller bien pour la santé et les performances de l’entreprise, plutôt que sur tout ce qui pourrait aller mal. »

 

4. Adapter les stratégies de continuité d’activité

Pour chaque activité critique identifiée lors des visites de site par les ingénieurs conseils et grâce aux études BIA, il convient ensuite d’identifier la stratégie de continuité d’activité la plus adaptée qui peut prendre la forme de :

  • la mise en place de mesures de prévention par l’ingéniérie afin d’améliorer le niveau de risque des sites ;
  • la reconfiguration de l’appareil opérationnel, et donc la modification du business model, afin de diversifier le risque ;
  • la mise en place d’un plan de continuité des activités définissant les objectifs de reprise d’exploitation qui permettant de maintenir les activités critiques à un niveau pré-défini acceptable en situation de crise.

« Grâce à l’expertise et aux rapports de risques de nos ingénieurs, nous savons où se situent les risques de nos sociétaires et sommes en mesure de leur dire où leurs efforts de continuité d’activité doivent être développés », explique Cédric Lenoire. Cette combinaison entre ingéniérie et Business Risk Consulting, unique sur le marché, permet à FM Global de proposer des solutions de continuité d’activité à la fois pratiques et réalisables.

 

5. Mettre en place les stratégies de continuité d’activité

L’application des solutions identifiées peut passer par :

  • l’installation d’un réseau de protection sprinkleur permettant d’améliorer la qualité du risque des activités concernées ;
  • l’achat d’équipements supplémentaires  ou la qualification de fournisseurs alternatifs réduisant le risque de rupture d’exploitation dont l’origine est la perte d’un processus unique, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise ;
  • la rédaction du plan de continuité de l’activité, au regard du business model de l’entreprise. « Un groupe qui a plusieurs unités de production interchangeables a tout intérêt à rédiger un plan à un niveau corporate, précise Cédric Lenoire. En cas de sinistre dans l’une de ses usines, le principal enjeu pour la reprise d’activité du groupe sera lié à ses capacités de production encore disponibles. » En revanche, une entreprise dont les usines fabriquent des produits différenciés optera pour plusieurs plans de continuité au niveau local. « La rédaction du plan de continuité permet également de définir qui est responsable de quoi dans la mise en place  des différentes actions à mener : il est donc essentiel  qu’il soit écrit par les personnes qui devront l’utiliser », poursuit Cédric Lenoire.

 

6. Instaurer un système d’audit et de test

Si les plans de continuité d’activité ne sont ni testés, ni audités, les entreprises n’auront aucun moyen de vérifier leur efficacité. « Tester le plan de continuité de l’activité ne veut pas dire arrêter une activité critique pendant 15 jours et voir comment la situation évolue, rassure Cédric Lenoire. Faire des simulations théoriques, ou contester un processus pendant quelques heures, peut suffire pour déterminer son efficacité et vérifier qu’il est adapté. »

 

7. Mettre à jour le plan de continuité de l’activité

« Il est primordial que le plan de continuité de l’activité soit régulièrement actualisé, rappelle Cédric Lenoire. Tout changement concernant l’activité opérationnelle quotidienne de l’entreprise doit donc y être intégré. » Ces changements peuvent concerner le business model de l’entreprise (acquisition, vente d’autres entreprises, changement de fournisseurs, exportation vers l’Asie, etc.) mais aussi l’organisation interne d’une unité (changement de personnel, par exemple).

Déployer un plan de continuité de l’activité, une nécessité pour les entreprises

Les industriels ont pris conscience qu’un plan de continuité de l’activité est indispensable pour trois raisons principales :

  • dans leur quotidien, un plan de continuité de l’activité est synonyme d’avantage compétitif. « C’est le signe que l’entreprise est résiliente et qu’elle souhaite maintenir une stabilité commerciale avec l’ensemble de ses partenaires en toutes circonstances », précise Cédric Lenoire ;
  • en situation de crise, il permet de préserver les parts de marché d’une entreprise en maintenant un niveau de production acceptable. « En général, on définit la tolérance à une interruption des clients principaux, poursuit-il. L’objectif est de mettre en place des solutions afin que l’interruption d’approvisionnement de dépasse pas une certaine durée. » La gestion de la continuité d’activité permet également aux entreprises de gérer des risques dont elles n’ont pas toujours le contrôle, notamment ceux associés à la chaîne d’approvisionnement ;
  • il favorise la communication entre les fournisseurs, les clients, les actionnaires, les autorités compétentes, etc. en période de crise. « Cela permet de rassurer toutes les parties prenantes, d’éviter une panique, et de faciliter la reprise d’activité », conclut Cédric Lenoire.

Pour aller plus loin : consultez Protéger les équipements critiques afin de préserver la continuité d’activité

FM Global est le spécialiste mondial de la prévention, la gestion et l'assurance des risques industriels. Un seul but: garantir aux entreprises la continuité de leurs activités partout dans le monde.

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